Przedstawiamy kilka zasad, o których warto pamiętać, aby poprawnie zrealizować projekt:
-przed rozpoczęciem realizacji przejrzyj ponownie Wniosek o dofinansowanie;
-dokładnie przeczytaj Umowę o dofinansowanie (zwróć uwagę na terminy, obowiązki);
-postępuj zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność;
-pamiętaj o udokumentowaniu poniesionych wydatków;
-dokonuj zakupów zgodnie z zasadą konkurencyjności i PZP;
-pamiętaj o terminach rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz o kwalifikowalności wydatków;
-informuj instytucję, z której uzyskałeś wsparcie o zmianach dokonywanych/planowanych do dokonania w projekcie;
-monitoruj wskaźniki celów projektu;
-pamiętaj o trwałości projektu;
-pamiętaj o działaniach informacyjno – promocyjnych.
Szczegółowe informacje dotyczące procesu podpisania umowy, rozliczania projektu, dokonywania zmian w projekcie, kontroli w projekcie, promocji i trwałości znajdą Państwo tutaj
UPROSZCZONE INFORMACJE DOTYCZACE REALIZACJI PROJEKTÓW:
1.Poznaj proces podpisywania umowy:
Etap 1 – Informacja o uzyskaniu dofinansowania
Proces podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.
Etap 2 – Jakie dokumenty należy złożyć, aby podpisać umowę o dofinansowanie?
Aby poprawnie przygotować dokumenty, możesz już na etapie aplikowania o środki zapoznać się z regulaminem konkursu, w którym wymienione będą załączniki/dokumenty niezbędne do podpisania umowy. Wymagane dokumenty mogą różnić się w zależności np. od rodzaju działania, projektu i podmiotu, który będzie aplikował o środki.
Przykładowa lista załączników na podstawie minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie:
-wniosek o dofinansowanie projektu
-harmonogram płatności
-pełnomocnictwo osób reprezentujących beneficjenta
-oświadczenie o kwalifikowalności od towaru i usług –jeśli beneficjent/partner będzie kwalifikował koszt podatku od towarów i usług
-wzór umowy przenoszącej autorskie prawa majątkowe oraz umowy licencyjnej
-wzór umowy przenoszącej autorskie prawa majątkowe pomiędzy Zamawiającym a Twórcą.
Etap 3 – Podpisanie umowy
Szczegółowe informacje dotyczace procesu podpisania umowy znajdziecie Państwo- tutaj
2.Co zrobić, by dokonać zmian w projekcie
W trakcie realizacji projektu może pojawić się potrzeba wprowadzenia zmian. Jest to możliwe pod warunkiem zachowania obowiązujących procedur. Samowolne działania mogą doprowadzić do utraty części lub nawet całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych, które nie mogą doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.
Zasady dokonywania zmian reguluje umowa o dofinansowanie projektu. Zmiany dokonywane są zawsze w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu określonych w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie.
Modyfikacje projektu mogą dotyczyć, np.:
– budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.),
– wskaźników realizacji projektu (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
– zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
– harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).
Zmiany mające wpływ na treść zawartej umowy o dofinansowanie projektu wymagają jej aneksowania. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z instytucją udzielającą wsparcia.
Szczegółowe informacje dotyczace procesu dokonywania zmian w projekcie znajdziecie Państwo- tutaj
3.Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu
– Trwałość projektu- Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych (sprzętu lub wyposażenia), stworzonych miejsc pracy lub utworzonych miejsc w placówkach przedszkolnych. Okres trwałości dla projektów współfinansowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego wynosi standardowo 5 lat. Odstępstwem od tej zasady objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
– Sprawozdawczość- Po zakończeniu projektu będziesz zobowiązany do okresowego przedkładania do Instytucji Zarządzającej RPO WD dokumentów potwierdzających zachowanie trwałości lub rezultatu projektu. Na ich podstawie określane będzie, czy została zachowana trwałość projektu. W okresie trwałości uprawnione instytucje mogą przeprowadzać kontrole, aby upewnić się, że trwałość ta została zapewniona
Szczegóły dotyczące obowiazków po zakończeniu projektu znajdują się tutaj
4. Poznaj zasady promowania projektu
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Skąd taki obowiązek? Wszyscy obywatele Unii Europejskiej mają prawo do wiedzy, w jaki sposób są wykorzystywane jej zasoby finansowe. Dlatego UE wymaga informowania opinii publicznej, uczestników i odbiorców projektów, o tym, że dane przedsięwzięcie było możliwe między innymi dzięki unijnej pomocy finansowej.
Jeżeli jesteś beneficjentem Funduszy Europejskich musisz oznaczać:
-działania informacyjne i promocyjne,
-dokumenty związane z projektem podawane do wiadomości publicznej i przeznaczone dla uczestników projektów,
-miejsca realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia.
Każde oznaczenie musi zawierać następujące znaki:
-znak Funduszy Europejskich (właściwy dla danego programu),
-znak Unii Europejskiej (właściwy dla danego funduszu).
W przypadku projektów współfinansowanych z programu regionalnego również herb województwa lub oficjalne godło promocyjne województwa.
Szczegóły dotyczące zasad promocji projektu znajdują się tutaj
5. Zasady rozliczania projektu
Z zasadami rozliczania projektu należy zapoznać się już na etapie przygotowywania projektu. Wszelkie zasady dotyczące rozliczenia otrzymanego przez Państwo dofinansowania określone zostały w umowie/decyzji o dofinansowanie, regulaminie konkursu i innych dokumentach związanych w realizacją programu.
Pamiętaj, że nie musisz otrzymać pełnej kwoty dofinansowania, jaka została zapisana w umowie/decyzji. Otrzymasz refundację jedynie tych wydatków, które spełnią zasady programu i które odpowiednio udokumentujesz. Dlatego powinieneś zapoznać się z zasadami dokumentowania wydatków i rozliczania dofinansowania.
Kwalifikowalność wydatków
Co do zasady kwalifikowane (czyli możliwe do zrefundowania) są wydatki ponoszone po 1 stycznia 2014 r. Pamiętaj jednak, że muszą one spełniać warunki określone w regulaminie konkursu, umowie/decyzji o dofinansowanie i innych dokumentach związanych z realizacją programu. Kwalifikowalność wydatków będzie sprawdzana głównie na etapie rozliczania projektu, ze względu na fakt, że właśnie wtedy przedstawisz dokumenty potwierdzające ich poniesienie.
Wszystkie wydatki powinny być ponoszone rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz przyczyniać się do osiągnięcia celów projektu!
Wypłata dofinansowania
Dofinansowanie możesz otrzymać w formie:
– refundacji (czyli zwrotu) poniesionych wcześniej wydatków
lub
– zaliczki na planowane do poniesienia wydatki.
Wypłata środków jest dokonywana na podstawie wniosku o płatność. Formularz wniosku o płatność wypełniasz on-line na stronie https://sl2014.gov.pl. W przypadku wniosku o refundację, do formularza załączasz dokumenty, które potwierdzają poniesione wydatki. Na tej podstawie wypłacane jest dofinansowanie w wysokości zgodnej z zapisami umowy/decyzji o dofinansowanie.
Szczegółowe informacje dotyczące kwalifikowalności wydatków, wypłaty dofinansowania i rozliczania projektu znajdują się tutaj
6. Kontrola projektu
Kontrola projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie Beneficjenta jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, faktyczny stan realizacji projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie i odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego oraz z zasadami unijnymi i krajowymi.
Etapy kontroli na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta:
– zaplanowanie czynności kontrolnych;
– zawiadomienie o kontroli;
– przeprowadzenie czynności kontrolnych;
– sporządzenie informacji pokontrolnej i jej przekazanie beneficjentowi,
– sporządzenie zaleceń pokontrolnych i ich przekazanie beneficjentowi,
– informowanie o ewentualnych nieprawidłowościach.
Szczegółowe informacje dotyczące kontroli projektów znajdują się tutaj
Informator dot. naborów „Wnioskuj i działaj”- 31.01.2017
Informator dot. naborów „Wnioskuj i działaj”- 15.03.2017
Prezentacja „Kryteria oceny zgodności ze Strategią ZIT AJ”
Prezentacja „Strategia ZIT AJ”
Prezentacja „Opis zgodności projektów ze Strategią ZIT AJ”
Prezentacja „Podstawowe założenia konkursu” – Poddziałanie 4.3.3
Prezentacja „Kryteria merytoryczne specyficzne” – Poddziałanie 4.3.3
Prezentacja „Działanie 9.1.3 A – ZIT AJ”
Prezentacja „Działanie 9.1.3 A i C – ZIT AJ”
Prezentacja „Działanie 9.1.3 A i C – DWUP”
Prezentacja „Działanie 9.2.3 -DWUP”
Prezentacja „Działanie 9.2.3 -ZIT AJ”
Prezentacja „Działanie 10.1.3”
Preznetacja „Cel i wskaźniki” – Poddziałanie 10.1.3
Preznetacja „Regulamin konkursu – kryteria wyboru” – Poddziałanie 10.1.3
Prezentacja „Zasada równości szans kobiet i mężczyzn” – Poddziałanie 10.1.3
Prezentacja „Cele i wskaźniki” – Działanie 10.2
Prezentacja „Poddziałanie 10.2.3”
Prezentacja „Poddziałanie 7.1.3. A,B”
Prezentacja „Poddziałanie 7.1.3 C,D,E”
Prezentacja „Poddziałanie 3.3.3 – ZIT AJ”
Najczęściej zadawane pytania – Poddziałanie 10.1.3
Najczęściej zadawane pytania – Poddziałanie 9.1.3 – październik 2015
Najszęściej zadawane pytania – Poddziałanie 9.1.3 – styczeń 2016
Najczęściej zadawane pytania – Działanie 10.2 – styczeń 2016
Najczęściej zadawane pytania cdn – Działanie 10.2 – styczeń 2016
Najczęściej zadawane pytania – Działanie 2.1
Spotkanie informacyjne dotyczące Działania 4.4 – Ochrona i udostępnianie zasobów przyrodniczych
Spotkanie informacyjno – warszatowe dotyczące konkursu w ramach działanie 9.1 Aktywna integracja
Spotkanie informacyjne dla potencjalnych wnioskodawców – Działanie 2.1. E-usługi publiczne
Spotkanie informacyjne dotyczące działania 6.1 Inwestycje w infrastrukturę społeczną – Schemat 6.1 A i B
Spotkanie informacyjne dotyczące działania 6.1 Inwestycje w infrastrukturę społeczną – Schemat 6.1 D i E
System zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych